Návody: IMIS

Co je IMIS a k čemu je dobrý?

IMIS je Interní Manažerský Informační Systém určený pro zaměstnance UJEP. IMIS obsahuje plno zajímavých a užitečných funkcích, od hledání základního kontaktů zaměstnanců univerzity až po specifické funkce specializovaných zaměstnanců (vedoucí zaměstnanci, sekretářky atp.). Pro všechny zaměstnance naší fakulty jsou důležité zejména tyto funkce: Docházka (zápis dovolených, atp.), Objednváky (tvorba objednávek pro příjem zboží a služeb hrazených převodem na základě faktury). Majetek (přehled majetku, možnost předpisů a vyřazení). Některým zaměstnancům se může hodit i funkce nákupu SW prostřednictvím CI.

Přihlášení do IMIS

Do systému IMIS se dostanete prostřednictvím adresy: https://imis.ujep.cz/ stisknutím tlačítka Vstup -->> IMIS <<-- A následným vyplněním Vašich přihlašovacích údajů EduID. Při prvním přihlášení do IMIS se Vám zobrazí stránka s informacemi jaké informace službě předáváte (GDPR). Tuto stránku je nutné potvrdit.

Docházka

Nahlášení dovolené, návštěvě lékaře, tvůrčího volna, služební cesty či jiném druhu nepřítomnosti provede kliknutím na odkaz Osobní IMIS a následným kliknutím na odkaz nepřítomnost.

V tabulce Vašeho přehledu kliknete na tlačítko Založit doklad. Zobrazí se Vám tabulka. V tabulce nejprve vybere typ dokladu: např. Dovolená, Nemocenská, Krátkodobá či dlouhodobá návštěva lékaře, služební cesta, home office, tvůrčí volno atp. Zvolíte čas od kdy do kdy a vyplníte počet pracovních dnů. Zdůvodnění či poznámka jsou dobrovolné (není třeba vyplňovat). Po vyplnění stačí kliknout na tlačítko: Uložit změnu ke schválení.

Objednávky

Na základě Příkazu kvestora č. 1/2018 (Výkon řídící kontroly) musí každé bezhotovostní platbě hrazené univerzitou na základě faktury předcházet vytvoření objednávky prostřednictvím systému IMIS.

K formulářům pro vytvoření objednávky se dostanete z úvodní stránky IMIS kliknutím na tlačítko Objednávky umístěném v hlavním menu

Majetek

Do přehledu majetku se dostaneme prostřednictvím odkazu Majetek pžístupného z hlavní stránky IMIS (zobrazující se hned po přihlášení). Po kliknutí na odkaz Majetek se vám zobrazí tabulka s vaším majetkem. V prvním sloupci je tlačítko Akce. Po kliknutí na toto tlačítko se zobrazí nabídka s možnostmi: Převodka, Zápůjčka, Vyřazení, Nabídka.

TIP: Pokud potřebujete zobrazit informace o majetku jiné osoby, dle inventární čísla majetku: V majetku kliknete na kartu Mohu vidět, která je umístěna vedle aktivní karty Moje záznamy. Do příslušného pole stačí zadat inventární číslo a kliknout na tlačítko filtrovat záznamy.

Vyřazení majetku

Kliknutím na políčko Vyřazení se zobrazí okno s tiskopisem nazvaným zápis o vyřazení hmotného dlouhodobého majetku. Na této stránce je nutné vyplnit dvě políčka. Důvod vyřazení a způsob vyřazení. Jako důvod je třeba uvést proč se jej zbavujete: např. Celkové opotřebení, nefunkční atp.

U způsobu vyřazení je třeba se zamyslet jakým způsobem chcete majetek vyřadit.

• IT technika: (počítače, tiskárny, kopírky, monitory, televize , digitální foťáky, mobily, tablety, skenery atp). - vyplníte vždy Zpětný odběr ! Posudek o neopravitelnosti zajišťuje Štěpán Novák (já).
• Elektrický majetek: (ledničky, pračky, žehličky, el. šroubováky, zářivky, el. pily, a jiných ne IT elektrických zařízení) - při likvidaci těchto zařízení je potřeba zajistit i posudek o neopravitelnosti zařízení. Je dobré se tedy domluvit s firmou či servisem daného zařízení na napsání posudku o neopravitelnosti a příp. zvlášť na další papír i zápis o jeho ekologické likvidaci. I v tomto případě zvolte způsob vyřazení zpětný odběr.
• Ostatní hmotný majetek: (stoly, skříně, židle, ...). Kde není el. zařízení není potřeba zajišťovat žádný posudek. Nemáte-li firmu, která zajistí zpětné převzetí dané věci je dobré zvolit způsob vyřazení (fyzická likvidace).
• Nehmotný majetek software: Chcete li se zbavit majetku z důvodu zastarání (a nepoužitelnosti). Tak je důvodem zastaralost. V případě že nemáte fyzicky žádná media vyplňte všechny ostatní políčka na NE.

Po vytištění a podepsání zápisu o vyřazení jej podepsaný zaneste na děkanát ke schválení a podpisu od pana tajemníka. U elektro odpadu (ne IT) je nutné se zápisem o vyřazení předat i posudek o tom, že je oprava nerentabilní, nebo jí nelze provést!

Vyřazení majetku následně schvaluje likvidační komise. Po schválení likvidace Vás kontaktujeme a domluvíme se na dalším postupu.

V případě jakéhokoliv dotazu mne kontaktujte prostřednictvím emaliu: stepan.novak@ujep.cz

Nákup software

IMIS nabídzí prodej software od společností Microsoft, Adobe, Norton a Corel. Do objednávky software se dostanete prostřednictvím položky ekonomika na hlavní stránce IMIS a následně kliknutím na sw objednávky pro CI.

Nákup software, který zprostředkovává CI můžete provádět prostřednictvím mne, stačí mi napsat email na stepan.novak@ujep.cz s tím o jaký software z nabídky firem adobe, microsoft, corel, norton máte zájem a za jakého rozpočtu jej budete chtít hradit.

Pokud si software v imis objednáte sami, informujte mne o tom, abych se s Vámi domluvil na instalaci daného programu. Informovat mne nemusíte pouze v případě software Adobe Creative Cloud – name (na jméno) , kde je licence s instalačními soubory provázána s Vaším Adobe ID. Instalátor si stáhnete prostřednictvím Vašeho účtu přes stránky společnosti Adobe.

Pokud si sami pořizujete jiný software, který umožňuje tzv. plovoucí licence a vyžaduje pro svůj provoz licenční server. Informujte mne o tom prosím v dostatečném předstihu.

V případě jakéhokoliv dotazu mne kontaktujte prostřednictvím emaliu: stepan.novak@ujep.cz.